令和元年１０月９日、水曜日にＲＰＡ（ロボティック・プロセス・オートメーションの略で事務処理の自動化技術）の導入について総務消防委員会で先進地行政視察のため茨城県つくば市を伺いました。
そこで、
と関心をお持ちの方に向けた内容です。
それでは、以下につくば市のＲＰＡについて説明していきます。
ＲＰＡ導入について
１日目は茨城県つくば市のＲＰＡ導入についての視察です。
つくば市の庁舎からの景色は素晴らしいですね。本題に移ります。
ＲＰＡに着目した背景
つくば市は筑波大学や２万人近い研究者を有する多くの研究施設があるため、転入・転出が激しく、市民窓口の対応は３・４月に超繁忙期を迎えます。
また、行政には大量で定型的な作業が数多くあり、職員は日々、多くの労働時間を費やしています。そんな状況のなか、平成２９年７月に業務に関する職員アンケートを実施しました。すると約４百人の職員から得た回答で約１／４が定型業務の改善が必要であるという意見があり、早急な対応が必要でした。
ある職員からは忙しくて、何を改善したらいいか、打ち合わせをする時間すら取れないという意見もあったそうです。
そこでＲＰＡに着目しましたが、当時は銀行や保険会社などの民間で急速に普及していましたが、公共サービスでは普及が進んではいませんでした。
つくばイノベーションスイッチ
そこで行政での導入を加速させたい民間事業者と業務改善を推進したいつくば市の思惑が合致し、つくば公共サービス共創事業（つくばイノベーションスイッチ）を実施しました。
公共サービス共創事業とは民間事業者と共同研究を実施する事業であり、行政は技術試験の場を提供し、民間事業者と経費を分担したため予算措置を執る必要がなく短期間で事業を進めることができました。
ＲＰＡ導入に向けた考え方
まず導入効果が高い行政業務を特定するために全職員アンケートを実施しました。そしてＲＰＡを導入することを優先して、導入効果が高くなるように業務の棚卸と可視化を行い、業務手順を一から見直すという考え方で進めていきました。ＲＰＡ導入に前向きな課、そうでない課があったそうです。
それぞれの課の導入に向けた意識はアンケート結果に表れていて、前向きな課のアンケートにはこの業務もＲＰＡを導入すれば効果があるのではないかといろいろな意見が出てきたそうです。
さらに多くの課でＲＰＡ導入が加速するように
職員向けのＲＰＡ体験会
ＲＰＡワークショップ
を開催して周知を図りました。
現在ではWinActor（ＲＰＡ作成ソフト）を使ってＲＰＡを作ることができる職員は３０人ほどおられるそうです。
ＲＰＡの導入効果
大幅な時間削減の効果があり、削減できた時間で公共サービスの向上を図ることができました。
事業所の新規登録業務
１４６時間１１分 → ３９時間４３分 に短縮
納税通知書、更正決議書、宛名封筒の印刷業務
１１５時間５０分 → ２３時間２０分 に短縮
この導入効果が他の課に口コミで広がり、全庁で業務を見直す契機となりました。
ＲＰＡ導入後の課題
ＲＰＡを実行させる端末の確保
申請書など記入情報の電子化
各課のＲＰＡ情報の共有
各課におけるＲＰＡ人材を確保
職員１名につきＰＣ１台の環境だとＲＰＡの導入が進みません。
その環境がほとんどだと思いますから、ＲＰＡを実行させてから退勤して翌朝に事務処理が終わるようにすればいいではないかと考えるかもしれません。
しかし、自治体では夜間にデータのバックアップが行われるのでＰＲＡを実行させて退勤することができないそうです。
そのためＲＰＡ導入の早期段階からＰＣの台数制約がない環境を整える必要があります。
ＲＰＡ導入を進めるこつ
ＲＰＡ導入に意欲的な課と協力し、小さく始めて、導入効果を口コミで他の課に広めてもらうことだと言われていました。
どの課が意欲的なのかという雰囲気を感じ取ることが第一歩だと思いました。