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自席を無くした自治体職員の意識改革の視察

 

令和2年2月12日、水曜日、愛媛県西予市に伺い、自席を無くした職員の意識改革について学ばせていただきました。

そこで、

西予市の職員の意識改革は、どのような取組なのか

と関心をお持ちの方に向けた内容です。

それでは、以下に説明していきます。

 

いただいた西予市の資料

初日は愛媛県西予(せいよ)市に伺い、オフィス改革による業務改革を学ばせていただきました。

 

総務省から出向された大平利幸氏

総務省から西予市に出向された大平利幸氏がいなかったら間違いなく変わらない西予(せいよ)市のままだったと説明していただいた職員の方が当時を降り返っていました。

 

よそ者だから気付いた

大平氏が西予市への出向間もない頃、よそ者だからこそ気付いたことがありました。

 

それは、

上司と部下のコミュニケーションが活発でない

仕事が遅い

ということでした。

 

 

業務改革の狼煙が上がる

これらの問題解決のために業務改革という狼煙が上がりました。

 

予想通り、

忙しいのにそんなことして何の効果があるのか

それこそ時間とお金の無駄

など相当な反発が起こりましたが、まず本庁舎4階にある企画財務部の机の配置の見直しに着手しました。

 

オフィス改革の第1ステージ

平成27年3月に企画財務部の課長同士のコミュニケーションを活発にするためにまちづくり推進課・財政課・政策推進課のそれぞれの3課長の机を扇の要に、各課の机を扇の扇面(斜め)に、配置しました。

 

また、

各机の袖机

各課を仕切る書棚

を撤去しました。

撤去したことで生まれた空間にミーティングスペースを新設しました。

さらに、

ペーパーレス

も推進していきました。

 

オフィス改革当初は

机の配置を変更直後、始業の準備、終業時の片付けに手間がかかり、時間もかかる

離れた書棚まで遠い

など不満が続出しました。

 

でも人はいつか慣れて、時間が解決していきます。

 

平成27年10月には、

オフィス改革に4課目となる総務課も参加

各職員にデュアルモニター設置

が実施されました。

 

 

オフィス改革の第2ステージ

オフィス改革産学官連携・協力協定締結

あるセミナーでたまたま同席した4者である

東洋大学

西予市

京都工芸繊維大学

株式会社オープン・エー

でオフィス改革産学官連携・協力協定を締結しました。

 

自席をなくして業務の状況に応じて働く場所を選べるオフィス

平成28年6月に新しい空間レイアウト案を大学生が4階フロアの模型を製作し、自席をなくしたオフィスフリーアドレスの試行が始まりました。

 

また、平成28年11月には自分の業務状況に応じて選べる働く場所である、

チームモード

集中モード

コラボモード

プレイモード

ウェルカムモード

が設けられました。

 

チームモード

庁舎内の様子

この場所は各課の拠点で席数は所属する職員数の7割程度にしています。

そうすることで部門内外それぞれのコミュニケーションが生まれやすくしています。ただし、役職者は居場所が分かるように固定席だそうです。

 

集中モード

この場所は集中したいときに座る席で、窓側に8席が用意されています。

特に座っている時間制限は設けていないそうです。

コミュニケーションが苦手な職員向けの居場所として、この場所の在り方を考えていくと言われていました。時間がなく写真を撮れず、残念でした。

 

コラボモード

コラボモードの様子

この場所には大型モニターが設置されており、ノートパソコンと大型モニターは簡単に接続できるのでデータを使ってすぐ打合せを行うことができます

このように予約なしで打合せができる場所が増えたことで仕事の進みが早くなったそうです。オフィス改革前は打合せをする場所がなく、会議室もなかなか空いていないため、業務の進捗が遅れがちになっていたそうです。

 

プレイモード

プレイモードの様子

いろいろな本や雑誌が置いてあり、気分転換を兼ねた休憩・飲食・打合せ・雑談などができる自由な場所で、立ち仕事もできます。

また各課にあった消耗品の保管スペースや給湯スペースをフロア1ヶ所に集約しています。

 

ウェルカムモード

ウェルカムモードの様子

役職者以外の全員が輪番でここに座って、市民、議員、業者などの対応を優先しながら業務を行います

4階フロアに2ヶ所あったそうですが、現在はこの1ヶ所で十分だそうです。

 

 

オフィス改革の第3ステージ

令和元年5月にオフィス改革を同じように2・3階フロアへ拡充していきました。

 

オフィス改革の第4ステージ

令和元年10月には、さらに市民窓口や教育委員会へ拡充していっています。

 

ICTの活用

デスクトップパソコン → ノートパソコン

本庁のどこでも持っていける機動性が高いノートパソコンでペーパーレス化を実現できます。

 

有線LAN → 無線LAN

働く場所が自由になります。

 

固定電話 → PHS

働く場所が自由になります。

 

いずれノートパソコンを伝達手段にしていくそうです。

 

移動して対面会議 → 移動せずビデオ会議

移動時間と経費の削減できます。

 

シングルモニター利用 → デュアルワイドモニター利用

紙に印刷する機会が減り、効率が高まります。

 

 

オフィス改革についての質

働き方の自由度が増えたが、部下の管理が難しくなったのではないか?

昨日、座ったところに座らないという規則があるので上司の隣に座る職員が毎日変わる。

 

そのため部下の状況に目がより届くようになった。

 

オフィス改革を行って休職者数やハラスメント件数はどのような状況なのか?

元々、休職者やハラスメントはないが、課内外の職員同士のコミュニケーションが増えたことで組織内の柔和が進んでいる。

 

今後の考えは?

オフィス改革の効果のみえる化ができていない。

 

ただ、近隣自治体の職員から西予市で働きたいという声を聞くようになったので西予市職員希望者の増加につなげていきたい。

 

 

次の視察地に向かって

宇和島駅の様子

 四万十町へ向かう途中の宇和島駅で電車待ちです。

 

ワンマン電車内

ワンマン電車で、車内はこんな感じです。四万十町の窪川駅に向う途中の午後8時頃です。乗客は私を含めて2名です。

 

最後に

今の環境が当たり前になってしまうのが世の中の常です。それを変えようとすることは大変なことです。

なぜなら人間の脳は変化を嫌がる性質を持っているためです。でもこれから生き残るためには、その嫌な変化をして、適応していなかければなりません

西予市の取組を参考にして、諦めずに東海市に適したやり方を模索していきます。